当然，效率也是要兼顾的目标。信息化与手工记账有不同的环境变量，不能完全套用手工记账的旧思维。手工环境下，对会计处理过程的追溯完全依靠纸面凭证、账簿、报表形成的完整证据链。除此之外，没有其他证据线索，因此对凭证、账簿的修改受到严格禁止。这确保了会计信息质量，但也降低了工作效率。信息化环境下，会计处理过程除了凭证等证据外，还可以有用户操作日志详细记录每项操作。这是会计环境的变化，会计控制方法与手段应当相应改变，在不妨碍会计处理过程可追溯的前提下，提高会计工作效率。 因此，工作规范并未对所有逆向操作加以禁止，而是抓住最关键的记账环节。核算流程中，记账是改变账户发生额和余额、最终决定报表数字的一步。因此，对记账功能和已记账凭证进行控制，防止对相关数据的随意篡改，是会计软件必须满足的要求。而其他情况下的数据修改，例如：对尚未记账凭证的删除，重新打开已结账会计期间补充记账，在操作日志功能完备的情况下，并不对会计核算的严肃性造成损害，且能方便企业更正错误，工作规范对此未做限制。 对记账的规范主要有三个方面： 一是不可逆的记账功能。这里的记账，强调的是记账后果，而不是记账过程，与会计软件对记账操作如何进行后台处理无关。也就是说，凭证记账后，该凭证对相关科目发生额和余额的影响就发生效力，此后不管以任何条件输出账簿和报表，该凭证的影响都应当予以反映。不可逆的记账功能，就是说已记账凭证发生的后果不可撤销。当然，用红字凭证更正记账错误，则对冲的两张凭证都发生了记账后果，不属于这里所说的逆向操作。 之所以强调记账后果而非过程，是因为会计软件不是手工过程的模拟。信息系统中，会计账簿和报表可能只是一个逻辑概念，没有对应的物理文件，而是根据查询和输出需要即时生成。相应地，会计软件的记账在后台处理中也不一定是即刻在相关账簿中增加一行记录、改变科目的发生额和余额，而是对记账凭证数据做一个记账标记。所以，强调记账后果，意味着记账标记就不得通过任何操作予以取消，在输出账簿和报表时，有记账标记的记账凭证必须参与账簿和报表的生成过程，而没有标记的凭证不得参与这一过程。供应商也不能以记账尚未改变账簿数据为由辩称对记账标记的取消不是记账的逆向操作。 二是对记账顺序的保护，包括两方面：对已记账凭证的连续编号；对已记账凭证删除和插入的禁止。两者相结合才能保证记账原始顺序不被篡改。 三是对记账内容的保护，禁止对已记账凭证关键信息的修改。关键信息指日期、金额、科目和操作人。这里的日期包括记账凭证上记载的任何日期，例如制单日期、审核日期、记账日期等。操作人也包括经手记账凭证的所有人员，例如出纳、会计、审核人等。 会计软件不得提供对已记账凭证关键信息的修改功能，同时也意味着对尚未记账凭证的修改和已记账凭证其他信息的修改不受限制。这是工作规范适应信息化特点，从提高工作效率实际需求出发而做出的突破。例如，会计分录摘要经常因会计人员信息掌握不充分而出现不准确，需要在记账后修改的情况。如果不允许直接修改而采取红字冲销重新编制凭证的方法，则过于繁琐也无必要。因为在科目和金额都不可修改的情况下，对摘要的修改也就受到限制，不可能修改为完全不相关的业务内容，而且这种修改也不对核算结果形成影响。此外，操作日志也能够反映摘要的修改过程。因此，限制关键信息的修改，放开其他信息的修改，实现了信息化条件下会计核算可靠性要求与效率性要求的平衡。 第十一条 鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言（XBRL）功能，便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告。 XBRL（eXtensible Business Reporting Language）是一种新兴的电子财务报告格式，它以XML（可扩展标记语言）为基础，统一了描述财务报告的语义和语法，可以解决财务报告的重复编报、重复录入等问题，实现对财务报告的自动分析和跨系统的信息交换，能有效降低会计信息生产和使用成本，深度挖掘会计信息价值，因而在全球得以广泛采用。 2010年10月，国家标准化管理委员会发布了《可扩展商业报告语言技术规范》系列国家标准，财政部同时发布了《企业会计准则通用分类标准》，分别在技术和业务层面建立了我国XBRL应用的标准体系。此后，财政部组织了《企业会计准则通用分类标准》实施工作，要求实施企业向财政部报送XBRL格式年度财务报告。至2013年，实施企业包括大型中央企业、银行业金融机构、保险公司、地方大中型企业共计206家。 随着XBRL应用的深入发展，更多的企业将采用“嵌入式”的编报方式，通过会计软件系统数据直接生成XBRL实例文档。因此，工作规范鼓励供应商在会计软件中集成XBRL功能。 当然，这一功能应当符合上述国家标准，确保生成的XBRL财务报告在技术上满足质量要求。为帮助供应商开发出合格的XBRL软件产品，国家认监委、财政部设立了XBRL软件认证制度，由独立第三方机构对软件是否符合国家标准进行检测。供应商可以根据自身情况，为相关会计软件产品申请认证。 第十二条 会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口，满足外部会计监督需要。 随着会计信息化发展，会计监督也在不断迈向信息化。一种新的检查方式就是监督人员从企业会计系统中直接调取电子会计资料，通过审计软件查阅、分析会计资料并找出问题。但是，由于各种会计软件没有统一数据接口，调取不同软件中的数据需要不同的工具，各政府部门、会计师事务所都各自开发自己的工具，造成资源的极大浪费，监督的效果也未必好。 除会计监督外，企业更换、升级会计软件，也面临着前后两种软件数据格式不一致问题，无法进行安全、有效的数据迁移，造成电子会计资料在迁移中的损失。 会计软件数据接口的国家标准，可以解决上述问题。会计、审计软件只要都遵循这一标准，不需要开发繁杂的接口工具，就可以实现数据的交换，满足会计监督以及其他需求。 |
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