信息化建设，无论是企业还是政府，无论是会计领域还是其他业务领域，也无论是国内还是国外，大量经验和教训都说明一点：整体规划和统一标准很重要。没有规划和标准，一开始可能省事了，但未来到了必须整合的时候，就会花成倍的精力去处理系统间不兼容问题。为了整合不得不废弃原有系统重复建设的情况也时有发生。而这种情况下，组织和人员对原有系统的依赖性和惯性，更会对新系统的实施形成阻力。 因此，大型企业开展会计信息化建设，无论从一开始就采取统建方式，还是“先分后统”方式，都要有顶层设计，要在统一领导下进行。要有统一的技术标准，编码规则和系统参数。其中，技术标准主要是指用于交换的数据格式；编码规则是指企业对各类业务概念的统一定义，又称为数据字典（例如会计科目表）；系统参数则是指为完成特定业务处理或者控制功能而需要自上而下传递的数据。例如，对于经理可以审批的费用限额、某类固定资产的折旧方法和折旧年限等，企业总部制定标准后可以传递至各级系统中，这就需要统一定义相关系统参数。 第二十五条 企业配备的会计软件应当符合本规范第二章要求。 提供合格的会计软件是软件供应商的责任。企业同样也负有使用合格软件的责任。两者不能相互替代。 企业的这一责任有两种情况：如果企业自己开发会计软件，则开发的软件应当符合工作规范的要求；如果企业外购会计软件，则应当选择符合工作规范要求的产品。否则，企业可能面临工作规范第四十四条规定的处理措施。 企业可以参阅工作规范解读之二《会计软件的规矩方圆》，详细了解对会计软件的要求。 第二十六条 企业配备会计软件，应当根据自身技术力量以及业务需求，考虑软件功能、安全性、稳定性、响应速度、可扩展性等要求，合理选择购买、定制开发、购买与开发相结合等方式。 定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发。 该条主要是提示企业进行会计软件配备方式决策时应当考虑的因素。成本是企业决策的重要因素，但除此之外，软件功能、安全性、稳定性等因素也很重要。企业应当衡量自身技术力量以及外部开发单位能否有效满足上述各项要求。 第二十七条 企业通过委托外部单位开发、购买等方式配备会计软件，应当在有关合同中约定操作培训、软件升级、故障解决等服务事项，以及软件供应商对企业信息安全的责任。 该条是提示企业在软件配备中不可忽略对相关服务的需求。会计软件不同于一般商品软件，要保障软件的正常使用以及会计工作的持续开展，相关服务不可缺少。对信息安全责任的承诺，也是供应商服务的重要部分。而一些软件厂商可能重产品而轻服务，小微企业由于经验不足也可能在购买产品时忽略相关服务问题。 第二十八条 企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化，通过业务的处理直接驱动会计记账，减少人工操作，提高业务数据与会计数据的一致性，实现企业内部信息资源共享。 信息化的趋势之一是不同业务系统的集成。过去，企业经营数据可能需要先导出，经格式转换、分类汇总等人工处理后再导入或者输入会计系统。现在，业务系统与会计系统互联后，业务发生时，业务系统就可以将数据直接推送给会计系统。会计系统根据这些数据，按照既定规则生成记账凭证并自动记账。这一过程就是业务直接驱动的记账。它的优势：一是提高效率；二是增进会计核算的及时性；三是避免人工差错；四是防止舞弊；五是提高系统间数据一致性。 例如，对于加油站来说，每次加油完成挂枪后，自动加油机就能生成油品种类、加油量、单价和总金额信息。生产管理系统搜集到这些信息后，就能传递给会计系统，从而触发会计系统生成确认收入和成本的分录，并完成记账。整个过程几乎在加油完成的同时完成。 当然，实现业务系统与会计系统的集成，一个重要前提是技术标准和数据字典的统一，也就是第二十四条所强调的内容。举例来说，如果生产系统中把加油量定义为“公升数”。而会计系统中定义为“加油量”，则两系统中的数据就无法进行配比，也就无法实现自动的数据交换。 第二十九条 企业应当根据实际情况，开展本企业信息系统与银行、供应商、客户等外部单位信息系统的互联，实现外部交易信息的集中自动处理。 信息化的一大驱动力是互联互通的需求，企业内部如此，企业与外部主体间同样如此。因此，信息化的发展必然从企业层面走向社会层面，企业间信息系统的互联是必然的发展方向。 企业间互联，实际上是会计系统与业务系统的集成向企业外部的拓展，其目的也是实现自动记账，只是将驱动记账的环节向前进一步延伸。因此，会计系统与业务系统集成所具有的优势，企业间互联同样具备。同时，企业间互联毕竟是更高层面的信息化工作，它还具有更多优势： 一是为交易及其核算的无纸化奠定了基础。交易中，纸面文件的作用是传递信息，包括表示证明、确认以及认可的信息。企业互联后，纸面传递的信息就可以被电子信息代替，证明、确认或者认可也可以通过电子签名实现。特别在电子发票（含电子签名信息）进一步推广的情况下，绝大多数的企业间交易都可以实现完全的无纸化，从而降低交易成本，节省社会资源。 二是为企业改进客户服务，升级营销模式提供了契机。对于银行、电信、能源、差旅服务、电子商务平台类企业来说，他们的客户可能存在交易无纸化需求。因此，提供专门的客户端软件或者标准接口，供客户信息系统获取电子凭证，就成为改进客户服务，提高企业竞争力的一种手段。进一步说，企业互联以及配套的服务模式升级，是互联网创新的一种重要形式，它对企业来说就是竞争优势、市场和利润。 |
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