企业会计信息化工作规范解读

企业会计信息化工作规范解读

有关背景

信息技术的发展已经使电子资料能够代替纸面资料,然而受过去文件规定以及习惯和观念的束缚，企业不得不将电子会计资料输出为纸面文件，造成纸张、设备、能源、人力、储存空间的消耗。据某大型国企反映，该企业每年因会计资料打印所带来的各种成本耗费超过3,000万元。由此估算全国企业的耗费，保守的数字也达数亿元。平均计算，我国企业每天因会计资料打印而发生的成本超过100万元。
 
信息化的价值和目标之一是取代手工作业和纸面文件。如果没有充分的理由，仅仅因为会计资料是电子形式而不予认可，则信息化的优势就大打折扣，也会挫伤企业开展会计信息化的积极性，阻碍会计信息化的深入发展。而且，会计资料的纸面要求，会进一步导致企业间交易摆脱不了纸面文件的传递，整个经济体系交易环节的信息化发展也受到制约，从而阻碍社会产品和服务模式的创新。
 
从政策制度层面认可电子会计资料的有效性，免除企业对一定范围内会计资料的打印责任，是建设社会主义生态文明，促进社会整体信息化水平进一步提高的现实要求。《企业会计信息化工作规范》（以下简称工作规范）制定过程中，企业对会计资料无纸化的呼声十分强烈和急迫。为此，工作规范第四十条、第四十一条做了相应规定。尽管内容不多，这两条规定却在政策层面实现了无纸化的破冰，是工作规范的重要突破之一，对企业提高会计工作效率，乃至对整个社会的信息化应用的深入都将带来深刻的影响。[4]

条文解读

尽管无纸化是方向，但从会计资料作为会计核算结果的证据和线索，具有保存价值来讲，会计资料无纸化也不是无条件的。工作规范第四十条、四十一条的规定有两层含义：一是会计资料可以无纸化管理；二是只有在保证会计事项可追述、可证明的条件下，才能对会计资料进行无纸化管理。
 
两条规定的区别在于：第四十条是关于内部生成会计资料，而第四十一条是关于外部获取会计资料。
 
（一）内部生成会计资料工作规范第四十条规定：
 
企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：
 
（一）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；
 
（二）由企业信息系统自动生成；
 
（三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；
 
（四）企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制；
 
（五）企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
 
（六）企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。
 
1. 会计资料范围
 
该条明确规定，可以无纸化管理的内部生成会计资料有会计凭证、账簿和辅助性会计资料。这里的会计凭证，包括原始凭证和记账凭证，会计账簿包括总账、明细账和日记账，而辅助性会计资料则含义宽泛，包括固定资产卡片、项目辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资料。
 
2. 业务范围
 
对第（一）项条件，要注意准确理解“重复发生的日常业务”。这里的“重复发生”是指在一年内反复发生。这里的“日常”是指在企业的经营循环中可以预期将会发生的事项。
 
例如：购销业务、固定资产折旧、货币资金收付，这些业务比较明显属于重复发生的日常业务，相关的会计资料，如凭证、分类账、日记账、固定资产卡片、银行存款余额调节表，都属于满足该项条件的会计资料。企业每月结账，相关记账凭证同样满足这里的“重复发生的日常业务”条件。
 
利润分配一般是每年进行一次，每次的发生的内容不完全相同，也不能预期一定会发生，因此不满足该项条件。债务重组、企业并购等事项，尽管有可能在一年内重复发生，但这种重复并不是企业经营循环中必然发生的事项，不可能预期，因此也不符合该项条件。
 
做出该项规定的主要考虑是，企业会计资料绝大多与重复发生的日常业务有关，这些资料实现无纸化，就能达到节省社会资源的主要目的。而除此之外的业务，不仅数量少，而且一般来说风险大、重要程度高，在会计监督中，相关资料被查阅的可能性大；同时，由于这类业务没有固定规则，一般不可能由信息系统自动生成，而是以人工处理为主，因此应当留有纸面资料，以便查证。
 
需要指出的是，一项会计业务同时涉及到多种会计资料，则应当分别判断各种会计资料是否满足该项条件。例如，债务重组是非日常业务，其原始凭证和记账凭证中记载的内容不属于“重复发生的日常业务”。但有关记账凭证的内容需要登记分类账，可能涉及到财务费用总账和明细账。财务费用的发生对于分类账来说，则应当属于“重复发生的日常业务”。
 
3.电子会计资料的“原生”性
 
第（二）项条件，本意是指“原生”电子会计资料。所谓“原生”是与“从纸面转换”相对应的。原生会计资料一般都与重复发生的日常业务相关。例如，对于电信企业，确认话费收入的分录是由业务结算系统传递数据，会计软件根据既定业务规则自动生成的，这种情况下的记账凭证就是原生电子资料。
 
而如果一项原始凭证从纸面扫描为电子影像，或者将手工填写的记账凭证（例如利润分配）输入到会计软件中，这些电子资料就是“从纸面转换”的，而不是由信息系统自动生成。这些会计资料在归档前，应当保留原纸面资料，至于归档可以采取的形式，则属于归档管理问题，应遵循工作规范第四十二条。
 
需要注意的是，上述“从纸面转换”是指直接转换，如果纸面会计资料转换为电子资料后，又经过进一步处理，继续转换为其他资料，则其他资料应当视为“原生”而非“转换”的。例如，一张纸面销售单录入到信息系统中，则这张销售单属于“转换”的原始凭证，但如果系统根据录入的销售数据自动生成了记账凭证，则该记账凭证就应当视为“原生”电子资料。