4. 可查询性 第（三）项条件要求无纸化会计资料必须可供查询输出。这里的输出包括显示和打印。对于该项条件，要把握好“及时”以及“人类可读”两项要求。 “及时”是指，电子会计资料应当随时处于“在线”状态，打开终端设备就可以访问到，而不需要复杂的技术准备过程。例如，有的企业转换会计软件后，由于原有软件中的数据不能迁移到新软件系统中，就将原有软件系统及相关服务器等保留在线运行。这一做法符合及时性要求。如果企业停止系统运行，将服务器关闭，脱离企业网络并闲置，这种情况下，资料的查询就需要重新上线，而且不能确保原有系统能够正常运行，也就不符合及时性要求。 “人类可读”是相对于“计算机可读”而言，它包括两层含义：一是资料要以人类可以理解的形式呈现，而不是一堆计算机代码和纯数据，也就是说不仅要有数据，还要有能对这些数据进行解析的应用软件。这里的应用软件一般就是会计软件或者文档处理软件。例如，有的企业对于过去的会计资料只以刻录光盘的形式留存了数据库文件，而没有保留相关的会计软件，那么这些会计资料将无法查询并以正确形式呈现，这就不符合该项条件。二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式，而不是体现特殊业务逻辑的内容格式。 5. 防篡改机制 防止篡改是确保会计资料的证据和轨迹价值的基本要求。防篡改数据的机制是信息系统层面的问题，它不仅涉及会计软件功能，还涉及诸如系统安全、职责分工和流程设计等问题。但对企业而言，首先是选用的会计软件应当遵循工作规范第二章要求。此外，会计软件本身在设计上应当有防篡改机制，包括对数据库的加密，对各类系统操作权限的分离控制等。 由于会计软件评审制度的取消，对会计软件的监管一度比较薄弱，造成目前市面上的一些商品化会计软件并不完全满足上述要求，例如，有的会计软件对数据库没有任何加密措施，完全开放，任何具备一定知识的人员都可以绕过会计软件直接对数据库进行编辑修改。有的会计软件提供反结账、反记账、反审核等各种逆向操作功能，且没有对操作内容详细日志记录，这种情况下，如果缺乏纸面资料制约，企业就可以为所欲为，失去了会计工作起码的严肃性。 因此，实施会计资料无纸化管理，企业首先要对其会计软件进行评估，只有满足本项规定条件的才能进行。 6. 备份制度 第（五）项条件，建立电子会计资料的备份制度，是保证会计资料安全的基本要求。电子资料相对纸面资料有更多的灭失风险因素。在会计资料打印输出的情况下，纸面资料与电子资料实际形成相互备份关系。而一旦不打印了，则对于电子资料的备份要求就应当增强。 备份的方法手段很多，包括异地热备份、磁盘阵列、刻制光盘等，主要是技术层面问题，这里不做过多讨论。 需要指出的是，该项提出的“有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”，对企业的要求是比较高的。例如，要防止人为破坏，需要建立对会计资料存储设备的物理保护措施，防止无关人员对设备的接触。对于小微企业来说，这些条件一般是达不到的。小微企业要实行会计资料的无纸化管理，可以采用大型会计软件厂商提供的会计软件云服务，以满足上述要求。大型会计软件厂商具有较强的实力和规模优势，一般具备完善的数据库备份体系。具备一定规模的会计代理记账机构也可能具备上述条件。 7. 建立索引 建立会计资料索引体系，目的是保证会计资料的线索性和相互关联性。会计资料的量达到一定程度，可检索性就成为与安全性、真实性同等重要的一个问题。无法检索的资料，和没有资料没什么区别。所谓信息垃圾，就是这个意思。 建立索引体系的要求，有三层含义：一是每类会计资料要有系统的编码措施，通过编码形成各类会计资料间的交叉索引，即通过一类资料可以向前向后追溯其他相关资料，保证线索不断。二是通过索引能够找到会计资料。对于纸面资料，索引必须包含资料的物理空间位置信息。对于电子资料，信息系统应能通过索引（编码）访问到资料数据。三是对电子资料和纸面资料要建立统一的索引体系。尽管储存方式不同，电子资料和纸面资料内在是有机联系的整体。在电子资料中，应当含有相关纸面资料的索引信息，在纸面资料索引中，也应当包含相关电子资料的索引信息，从而实现电子资料和纸面资料的互查。企业应当制定会计资料索引体系的总体检索规则，明确哪些资料是纸面存储，应当如何检索，哪些资料是电子存储，应当通过信息系统的何种功能路径访问。 总之，企业实施会计资料无纸化不是随意、无条件的，要保证会计资料作为证据和轨迹的留存价值，同时也需要在会计资料保管效率要求和查询使用需求两者之间找到平衡。这就是工作规范做出上述规定的基本考虑。 （二）外部获取会计资料 工作规范第四十一条规定： 企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料： （一）会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名； （二）电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证； （三）满足第四十条第（一）项、第（三）项、第（五）项和第（六）项规定的条件。 1. 会计资料范围 外部获取会计资料是指所记载内容需要企业外部人员或者机构认可的会计资料。这类资料的范围比较广，主要是原始凭证，如发票、银行回单等。此外，还包括银行对账单、购销合同等其他外部获取资料。需要注意的是，外部获取资料不等于外部制作的资料，一份会计资料由本企业制作，但经过了外部认可，也属于这里所说的外部获取会计资料。例如，产品订购单，一般来说其格式和项目是由本企业设计，但如果需要客户的签章确认，就属于外部获取会计资料。 |
