某公司会计电算化管理制度(2)

第三章  会计电算化操作记录制度

为更好地完成系统维护任务，及时、全面、准确地了解故障发生原因、时间以及处理结果等情况是非常必要的，为此规定如下：
 (一)所有上机操作人员必须详细登记上机操作情况，
要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。
 (二)操作过程中若没有问题则应在运行情况栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记记录，并向会计主管报告。
 (三)数据管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记载．对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另外填写运行故障报告单，并向会计主管汇报。
 (四)操作记录每月装订成册，日常由数据管理员妥善保管，年终整理归档。
 (五)要始终完整地填写操作记录。对发生问题不登记者，将根据问题的严重程度，按有关制度予以处理。

第四章  帐务系统管理制度

本制度包括帐务系统。人员组成、操作管理、帐务处理程序、业务标准等内容。
 (一)人员的组成
帐务系统配备会计主管、数据录入员、数据审核员、数据管理员等人员具体职责参看一、《会计电算化管理责任制》。
 (二)操作管理制
1、日常业务管理
 (1)必须以自己的真实姓名进入帐务系统，工作完毕后要及时退出系统，以免他人利用系统进行其它操作；
 (2)不得将口令泄露给他人，并定期修改自己的口令；
 (3)原始凭证的审核及记帐凭证的录入；
数据录入员在收到原始凭证后，应首先根据财务制度的有关规定审查其真实性及合法性，其次，再审查有无部门负责人或主管领导、经办人的签字，确认无误后，依照正确的摘要编制、录入凭证，录入单位简称时应严格遵守关于单位简称的规定；
 (4)机制凭证的审核
数据审核员应及时、认真地审核凭证的规范性、清晰性，会计分录和数据的准确性、合法性。如无误后再检查凭证科目的平衡关系，审核制单人是否盖章。数据录入员录入数据后，对录入的凭证及时进行复核，数据审核员审核无误后签字：
 (5)及时进行目录(包括单位、部门、个人及支票)维护；
 (6)审核后的凭证必须打印输出，并经有关人员确认并签字后方可进行记帐操作；
 (7)各数据录入员对各自负责的业务，应通过查询未记明细帐进行自审，这样可弥补录入和复核中没有发现的问题，及时在记帐前得以纠正。各数据录入员在每本凭证装订后，应及时检查是否有自己所负责的业务，若用，确认无误后，则在《科目汇总表》中相关科目后的“期末余额”栏签章，会计主管可据此对该本记帐凭证实行记帐操作。
2、年度结转
会计主管应依照《年初帐务工作流程图》在新会计年度开始后的20天内完成年初结转，根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则，正确地设置、调整全部级次的会计科目，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过记帐凭证进行，会计年度中间可以增删会计科目，但对于已制单或记帐的会计科目不得修改或删除，以上操作必须进行书面登记。
3、其它
 (1)任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要应简明规范，在计算机上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号后第一张凭证上，注明间断的编号，并在打印输出的该凭证上注明间断的原因并签字盖章。
 (2)记帐凭证必须经过数据审核员签字后才能据此登记帐簿。
数据审核必须在屏幕上直接对计算机存储的记帐凭证进行审核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭证签字盖章。同一张记帐凭证，制单和审核不能是同一人，记帐凭证在记帐以前，必须打印输出《科目汇总表》，没被汇总的记帐凭证不得登记入帐。出纳人员可根据需要设辅助帐，而不登记本式日记帐。
 (3)会计主管根据计算机使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。
 (4)每月电算化会计信息都必须进行数据备份，每月备份是通过对盘上的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每半年用光存储介质备份一次，各备份两套，并具体标明备份的内容及时间。备份前应填写《备份数据登记簿》(见第五章附录2)，每月备份不得少于一次，此项工作由数据管理员执行。备份软件及光盘应分别存放在两个不同地点，一份交数据管理员，一份交系统管理员。
 (三)严格遵循帐务处理程序
 (四)关于帐簿打印
1、总帐及现金和银行存款均可采用计算机打印输出的活页帐装订。出纳人员每天必须将当日发生的现金收支数据以《库存日报表》的形式打印输，并在表上签字或盖章后交会计主管，作为归档正式资料。
2、必须将储存在计算机内的帐簿打印输出为书面帐簿，打印明细帐时，根据各明细帐的业务量满页打印，但每年年末必须将全部明细帐簿打印输出，总帐数据必须每月打印。
3、各数据录入员负责其分管明细帐及总帐的打印。会计年度终了时，按档案交接制度及时交档案管理员保存。