3、会计收集和整理 会计报表是指由计算机根据上级主管部门统一规定设计的格式打印出的外部报表。根据《报表系统管理制度》的规定，由主管报表的人员统一收集、整理和保存，年终，将全年的会计报表送交数据管理员办理存档手续，在检查无误后，按时间顺序加封面装订成册，封面要逐项写明报表名称、页数、日期等，经会计主管审核盖章后，可归档保存。 4、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理 会计电算化系统开发的文档资料，视同会计档案保管。由系统开发人员根据系统开发进展程序统一收集、整理并交数据管理员存档。 5、备份数据的收集和整理 存贮的硬盘上的会计数据必须建立备份文件。要根据《帐务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定，帐务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。软盘备份次数每月不得少于一次，光盘备份每半年一次。备份时办理存档手续。用做备份的软盘、光盘必须妥善保管．备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封。备份软盘、光盘应装在保护封条和包装盒内，存入在安全洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。 (三)会计档案的保管和利用 1、只有由计算机提供的打印功能打印出的会计凭证、帐簿、报表等核算资料，经过会计主管的签字或盖章认可，才能作为正式的书面档案资料保存。 2、计算机打印出的会计档案发生缺损失，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由会计主管签字或盖章认可。 3、各数据录入员与数据管理员办理存档手续，必须填写《档案移交登记簿》(见附录1)， 以明确责任。 4、查阅已入档的会计核算资料必须填写《查阅档案登记簿》(见附录2)，不许在会计档案上做任何记录、勾、删和涂改，更不能抽掉单据，违者应视情节轻重进行严肃处理。 5、以于硬盘上的会计数据和做为正式档案的备份盘上的会计数据不得直接进行非会计系统许可的任何操作。 6、备份的软盘、光盘在存档和查阅时，必须填写《档案移交登记簿》和《查询档案登记簿》，磁盘会计数据外借使用时，只能使用备份软盘的付本，硬盘和正式备份盘不得外借使用。 四、会议档案的保存期限 1、对于计算机打印出的会计凭证、帐簿和报表保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。 2、磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，但会计科目，和帐数据(包括年度和月度数据)必须永久保存。明细帐、记帐凭证及其它数据资料在两年后可根据需要存毁。 |
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